Att köpa julgåvor till personalen är en uppskattad tradition, men för kommuner och myndigheter innebär det också juridiska ställningstaganden. Direktupphandling av julklappar till anställda kan göras smidigt, men styrs av upphandlingsregler och interna riktlinjer. Vi på Julklappsvalet har lång erfarenhet av att hjälpa företag och offentliga organisationer med direktupphandling.

Varje år drabbas verksamheter av dyra viten för att de missat reglerna kring direktupphandling. Julklappsvalets expert Josefin Arvidsson reder i denna artikel ut vad som gäller, så att ni kan göra rätt från början.

Så mycket får du handla för utan en stor upphandling

Direktupphandling innebär frihet från kraven på formella annonser och anbud, men det är bara tillåtet om värdet understiger gränsen på 700 000 kronor enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling).

Det viktiga att förstå är att beloppsgränsen gäller alla liknande inköp under hela räkenskapsåret, inte bara vid det enskilda köptillfället, säger Josefin Arvidsson på Julklappsvalet. För att följa lagen måste man summera totalvärdet av årets inköp. Och även vid direktupphandling måste de grundläggande upphandlingsprinciperna och interna riktlinjerna följas, fortsätter hon.

Tips! Upphandlingsmyndigheten har uppdaterad information om aktuella beloppsgränser.

Då kan du välja leverantör direkt

Vid direktupphandling kan ni vända er direkt till en leverantör, så länge värdet ligger under gränsen och upphandlingsprinciperna följs. Detta innefattar bland annat likabehandling, transparens och proportionalitet.

Att ha en uttalad ”favoritleverantör” kan bli problematiskt om det saknas sakliga skäl för valet. Det är klokt att kunna motivera varför leverantören valdes, exempelvis bättre pris, högre kvalitet eller hållbarhetsprofil. Finns ett ramavtal för gåvokort ska beställningen göras inom det.

Hur många offerter bör man ta in?

Många tror att det finns ett krav på ett visst antal offerter, men så är det inte. Det viktiga är att konkurrensen utnyttjas, säger Josefin Arvidsson. Upphandlingsmyndigheten och SKR rekommenderar att man tar in prisuppgifter från fler än en leverantör när det är möjligt, för att se till att pris och villkor är rimliga.

Många organisationer anger i sina riktlinjer att två–tre leverantörer bör tillfrågas över en viss nivå. För mindre julklappsinköp på låga belopp kan det ibland räcka med en prisjämförelse online, så länge det dokumenteras kortfattat.

Vilken dokumentation bör sparas?

När vi frågar Josefin Arvidsson vad som gäller för dokumentation vid direktupphandling förtydligar hon: Vid direktupphandlingar över 100 000 kronor finns ett tydligt lagkrav på dokumentation. Ni måste kunna visa hur värdet beräknats, vilka leverantörer som tillfrågats och varför just den valda leverantören valdes. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att i efterhand kunna visa hur besluten fattats och att reglerna följts. Hon tillägger att även vid lägre belopp är det klokt att spara underlag. För julklappar är det särskilt viktigt att kunna visa att beloppet per person följer Skatteverkets regler, annars riskerar gåvan att bli skattepliktig vid en revision.

Vi rekommenderar att ni arkiverar åtminstone följande:
• Inköpsunderlag
• Offertförfrågningar eller prisuppgifter
• Beslutsanteckning om leverantörsval
• Avtal, orderbekräftelser och fakturor

Finns det risker med att vara ute i sista minuten?

Om ett julklappsinköp borde ha annonserats men ändå görs som direktupphandling efter att tidsmarginalen gått ut, kan köpet klassas som en otillåten direktupphandling. Konsekvenserna kan bli att avtalet ogiltigförklaras och upphandlingsskadeavgift.

Värt att tänka på är att det sällan stannar vid enbart böter. En felaktig hantering kan också innebära intern kritik, revisionsanmärkningar och skadat förtroende, både internt och externt, säger vår expert Josefin. Mitt råd är att vara ute i god tid, gärna tidig höst, samt att kontrollera ramavtal och undvika att dela upp inköp för att komma under gränserna.

Hantering av brådskande inköp

Lagen innehåller ett undantag för synnerlig brådska, men det ska användas mycket restriktivt och bara när brådskan beror på yttre omständigheter som inte hade kunnat förutses. Försenad intern planering inför julen räknas normalt inte som sådan brådska.

Josefin rekommenderar:
• Påbörja planeringen tidigt på hösten, gärna direkt efter semesterperioden
• Gör en samlad värdebedömning för hela årets inköp
• Använd befintliga ramavtal för gåvokort eller profilprodukter om sådana finns
• Välj gåvor av lägre värde som håller sig under gällande beloppsgränser

Så ser skattereglerna ut för 2025

Privata företag har ingen upphandlingsplikt men behöver ta hänsyn till skattereglerna för julgåvor. Enligt Skatteverket är en julgåva skattefri upp till 550 kronor inklusive moms per person år 2025.

Tips! Vill du dubbelkolla beloppen kan du besöka Skatteverket, här finns information om julgåvor till anställda som kan vara ett viktigt komplement i planeringen.

Vanliga misstag som leder till böter

Konkurrensverket lyfter ofta fram exempel på otillåten direktupphandling, till exempel köp som inte annonserats trots att värdet översteg gränsen.

– Vi ser gång på gång att bristande kontroll över det totala värdet leder till otillåten direktupphandling, säger Josefin Arvidsson.

Ett känt exempel är Region Uppsala, som köpte presentkort som julklapp utan upphandling. Misstaget ledde till en dom i kammarrätten och en upphandlingsskadeavgift på 600 000 kronor.

Det är också vanligt att göra följande fel:
• Att välja en leverantör utan sakliga skäl
• Missa att kommunen kan ha lägre interna gränser
• Anta att gåvor inte omfattas av reglerna
• Använda brådska-undantaget när situationen är självförvållad

Julklappsvalets checklista för att göra rätt

• Planera julklapparna tidigt på hösten och gör en samlad värdebedömning för hela årets inköp.
• Kontrollera alltid om det finns ett ramavtal som inköpet ska göras inom.
• Undvik att dela upp inköpen i flera beställningar – det räknas som otillåten uppdelning.
• Spara all dokumentation: värdeberäkning, prisunderlag och motivering av leverantörsval.
• Stäm av med upphandlingsenheten vid minsta osäkerhet kring regler, belopp eller dokumentation.

Julklappsvalet hjälper er med direktupphandlingen

Hos oss på Julklappsvalet hittar ni gåvokort som gör det enkelt att ge en personlig julklapp som alltid blir rätt. Mottagaren väljer själv ur ett stort sortiment av kvalitetsprodukter. Vi har tagit fram tre nivåer Vi har tagit fram tre nivåer: 295 kr (exkl. moms), 440 kr (exkl. moms) och 550 kr (inkl. moms) anpassade för att hålla sig inom den skattefria gränsen. Vi erbjuder både vägledning och snabb service – från första kontakt till leverans. Kontakta oss så hjälper vi dig!